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Sem dúvida, a Intranet corporativa é uma das melhores ferramentas para promover o engajamento da equipe e propagar os objetivos estratégico da organização. Para que a Intranet entre na cultura da empresa e seja um elemento cotidiano de acesso e troca de informações são necessários alguns procedimentos. Não adianta somente implantar e esperar que todos usem por se tratar de um recurso tecnológico. Todos os colaboradores precisam perceber que a Intranet corporativa dá a eles traz muitas facilidades para suas atividades e necessidades dentro da organização. Pensando em tudo isso, apresentamos, a seguir, 5 dicas que todas as empresas devem observar para garantir o sucesso da Intranet corporativa.

Conteúdos sempre atualizados

É comum pensar que a Intranet, por ser uma ferramenta que usa a tecnologia digital, por si só basta para que os colaboradores façam uso desse recurso. Se notarem que as páginas que costumam ou precisam acessar trazem o mesmo conteúdo durante várias semanas seguidas, não há motivo para que retornem. A periodicidade das atualizações pode variar de acordo com a estrutura da empresa, mas o mais indicado é que, no mínimo a cada semana, conteúdos novos sejam publicados na Intranet corporativa. Outro cuidado muito importante quanto aos conteúdos publicados é o de excluir aqueles que estão desatualizados ou não têm mais relevância para a equipe.

Acesso fácil e rápido ao que é mais importante

Essa é uma sequência do item anterior. Ao atualizar os conteúdos da Intranet corporativa garanta que as informações mais importantes para as atividades da empresa sejam de fácil visualização e tenham acesso rápido. Quanto a facilidade pense em duas situações: visualização e entendimento. A informação deve ter destaque para ser visualizada prontamente e a mensagem deve ser clara, evitando qualquer possibilidade de dúvidas. Quando a informação que se quer transmitir tiver alguma complexidade (por exemplo, cada setor terá um horário diferente para o intervalo de almoço) use links separando as informações em páginas exclusivas para cada público. Com esse recurso, a informação é mais fácil de ser entendida e o acesso, de acordo com o interesse de cada usuário da Intranet, é mais rápido.
Mantenha também uma estrutura de menus e caixa de pesquisa para possibilitar acesso às informações e documentos, tais como fichas técnicas, contratos e atas, com maior agilidade.

A Intranet deve permitir o autoatendimento

Uma Intranet que realmente cumpre seu papel é aquela que permite que as pessoas, que fazem parte da empresa, possam obter as informações e conteúdos necessários para sua atividade. Ela deve ser parte vital para o cotidiano da empresa oferecendo ferramentas e funcionalidades que facilitem a realização de todas as tarefas e processos do negócio.

Construa uma Cultura Organizacional

A cultura organizacional é o que determina o sucesso de uma empresa. Tão importante quanto objetivos estratégicos, a cultura organizacional deve fazer parte, no diagnóstico do ambiente interno, das forças da organização. A cultura é uma consequência dos hábitos, comprometimento e comportamento, entre outras características, que toda a equipe exerce, inspirada pela postura e exemplo dos gestores. Use a Intranet na construção da cultura organizacional disseminando, constantemente, os valores e princípios da empresa, envolvendo as pessoas como indivíduos e também como profissionais em suas atividades.

Estabeleça regras e padrões de uso

Apesar de muitos pensarem que estabelecer regras e padrões limita a liberdade de interação das pessoas com a Intranet corporativa, na verdade só reforça a construção do que foi visto no item anterior. O regramento e definição de padrões ajudam a reforçar a cultura organizacional. Tecnicamente falando, as regras estabelecem o que pode e o que não pode ser feito, os cuidados com a linguagem e uso de algumas expressões. Os padrões, além de contribuir com um aspecto visual empresarial, também tem o caráter de permitir mais agilidade no acesso aos conteúdos publicados.

Seguindo essas orientações a Intranet da sua empresa se tornará a ferramenta chave para a construção de uma cultura organizacional positiva e para o engajamento de toda a equipe na realização dos objetivos do negócio.

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa.

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