Os indicadores são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, assim como seus projetos, programas e políticas, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança, etc.
Eles possuem duas funções básicas. A primeira é descrever, por meio da geração de informações, o estado real dos acontecimentos e o seu comportamento. Já a segunda é de caráter valorativo que consiste em analisar as informações presentes com base nas anteriores de forma a realizar proposições valorativas.
Seus principais objetivos são:
- Mensurar os resultados e gerir o desempenho;
- Embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada decisão;
- Contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais;
- Facilitar o planejamento e o controle do desempenho;
- Viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização.
Elementos essenciais para a elaboração dos indicadores:
- Os indicadores devem contribuir de forma explícita para o cumprimento dos objetivos estratégicos (Mapa estratégico);
- Devem estar intimamente relacionados às principais conclusões do processo de elaboração do Planejamento (pontos fracos, pontos fortes, oportunidades e ameaças);
- Devem medir performance e não atividade;
- Devem custar o mínimo possível e ter o máximo de justificativa possível;
- Devem ser simples e de preferência exigir pouca ou nenhuma explicação;
- Devem permitir fixação de metas e autonomia na obtenção das mesmas;
- A interpretação dos dados deve subsidiar o processo decisório.